En 1990, la Consejería de Educación, Cultura y Deportes del Principado de Asturias inicia un programa destinado a la conservación, organización y difusión de los archivos históricos municipales. Ese mismo año se convocan las primeras ayudas para la realización de trabajos de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales conservados en varios ayuntamientos. De esa forma se atendía a la propuesta de un plan de actuaciones elaborada por un grupo de archiveros, bajo la coordinación de la entonces directora del Archivo Histórico Provincial de Asturias, Blanca Álvarez Pinedo. Igualmente, se daba respuesta a las frecuentes solicitudes de ayuda por parte de los ayuntamientos en demanda de soluciones a los graves problemas de organización y deterioro que presentaban sus archivos.

Desde entonces, la colaboración de la Administración del Principado de Asturias con las corporaciones locales en relación con la preservación, organización y promoción de los respectivos archivos municipales, se ha intensificado hasta convertirse en un eje básico de la política desarrollada en materia de protección y difusión del Patrimonio Documental.

La colaboración entre el Principado de Asturias y los ayuntamientos se ha articulado mediante la suscripción de convenios, los cuales, en sus términos esenciales, establecen que la Comunidad Autónoma se compromete a financiar el tratamiento archivístico de los fondos documentales y a proporcionar el asesoramiento y el apoyo técnico necesarios para el desarrollo de los programas y actuaciones en materia de protección y promoción los archivos municipales; por su parte, los ayuntamientos se obligan a facilitar la consulta de la documentación y a dotar a sus archivos de locales e instalaciones adecuados.

En un primer momento, la aportación económica del Principado se materializa en la dotación de becas para la organización y descripción de los fondos documentales, las cuales se sustituyen, en 1994, por los contratos de asistencia técnica con empresas especializadas. La dirección técnica de las labores archivísticas recae, inicialmente, sobre el Archivo Histórico Provincial y, desde 1997, la Sección de Archivos (inicialmente adscrita a la Consejería de Educación y Cultura y, en la actualidad, a la de Cultura Comunicación Social y Turismo) asume las tareas de planificación, coordinación y dirección técnica del programa.

El objeto de las intervenciones financiadas por la Administración autonómica ha sido, fundamentalmente, la documentación histórica, aquélla con más de 30 años de antigüedad; si bien se ha aplicado un criterio flexible que ha permitido que, en algunos ayuntamientos, se haya sometido a tratamiento archivístico la totalidad de los documentos cuya tramitación había concluido. Asimismo, no sólo se ha atendido a la documentación generada por los ayuntamientos, sino que las labores de organización y descripción se han extendido a los fondos documentales producidos por otras instituciones, que, por diversos motivos, se custodian en dependencias municipales; es el caso de los protocolos notariales correspondientes a los distritos de Llanes, Cangas de Onís y Belmonte de Miranda y el de los fondos de un buen número de juzgados municipales.

Paralelamente, se han desarrollado otras iniciativas en relación con los archivos de la Administración Local. En 1997, se censan la totalidad de archivos municipales con el fin de conocer su situación y funcionamiento y de evaluar los resultados de las sucesivas campañas de organización y descripción de los fondos documentales. Así mismo, en 2004 se actualiza parcialmente el censo, ante la necesidad de profundizar en la información sobre los fondos documentales ya organizados y las instituciones que los han producido, con vistas a la difusión de los instrumentos de descripción.

Además, el interés de la Consejería ha ido más allá de la protección de la documentación de carácter histórico y se ha ampliado el ámbito de colaboración con las corporaciones locales para dar solución a los problemas de organización y control de la documentación más reciente. Así, desde 2002, se ha habilitado una línea de subvenciones dirigidas a las Mancomunidades -12.000 € anuales por Mancomunidad – para colaborar en el sostenimiento de plazas de responsables de archivos, encargados de la correcta conservación y organización de los fondos documentales de los ayuntamientos que las integran, con objeto de impulsar la implantación de servicios mancomunados de gestión documental. Actualmente, están en funcionamiento los servicios de archivos de la Mancomunidad “Cabo Peñas”, integrada por los concejos de Carreño y Gozón, de la Manocmunidad de la Comarca de la Sidra, constituida por los concejos de Bimenes, Cabranes, Colunga, Nava y Sariego, y de la Mancomunidad Llanes-Riobadeva.

La consecuencia inevitable de la ejecución del Programa de Organización y Descripción de Archivos Municipales ha sido el establecimiento de un sistema de información destinado a la difusión, a través de Interntet, de los inventarios elaborados en el desarrollo de las sucesivas intervenciones archivísticas. A tal fin se contrató la construcción de una aplicación web, a través de la cual se facilitase el conocimiento de los archivos y los fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental de Asturias y que, al mismo tiempo, permitiese automatizar el proceso de elaboración de los instrumentos de descripción archivística.

El proyecto de implantación de un sistema automatizado de información documental ha requerido, como medidas previas, la homogeneización de los cuadros de clasificación utilizados en la organización de los fondos de los archivos municipales y la adopción de modelos descriptivos normalizados.

Por un lado, ha sido imprescindible disponer de un único modelo de cuadro de clasificación, con el fin de corregir las modificaciones y desviaciones que ha sufrido el que habitualmente se ha utilizado para la elaboración de los inventarios, en el largo proceso de organización y descripción de los fondos de distintos ayuntamientos por parte de diferentes empresas. Así pues, se ha diseñado un cuadro de organización de fondos, basado en los más utilizados por la comunidad archivística, con una doble pretensión: que responda a los requerimientos organizativos de un elevado número de archivos con características diferentes y que facilite la consulta de los instrumentos de descripción a todo tipo de usuarios.

Por otro lado, ante la necesidad de normalizar el proceso descriptivo y estructurar de forma coherente la información relativa a los fondos documentales, se ha adoptado la Norma Internacional General de Descripción Archivística -ISAD (G)-. Esta permite articular un sistema de descripción integrado desde el nivel de fondo hasta el de unidad documental, que proporciona una información completa sobre el fondo documental objeto de descripción.

En tanto que se pretende proporcionar una información lo más exhaustiva posible de cada uno de los fondos documentales organizados, han sido objeto de descripción el fondo en su conjunto y las series y unidades documentales que lo conforman. Para la descripción en el nivel de fondo se ha intentado cumplimentar los 26 elementos propuestos por la ISAD(G); en los niveles de serie y de unidad documental se ha optado, como norma general, por utilizar los 6 elementos obligatorios (código de referencia, título, fechas, extensión, nivel de descripción y productor)

La presentación de la información para el nivel de fondo, sigue el formato propuesto por la Norma. A partir de él, adoptando el formato generalmente empleado en los inventarios tradicionales, se presenta la información relativa a las series y las unidades documentales: desde la pantalla que presenta la descripción del fondo en su conjunto, se accede al cuadro de clasificación, a través del cual se selecciona la serie que se quiere consultar. Una vez en el nivel de descripción de serie, se indica la distribución de sus componentes en unidades de localización o se accede a la pantalla que presenta la descripción en el nivel de unidad documental.

La eficacia y utilidad de la aplicación web se ha reforzado con la instalación de un buscador avanzado, que permite el acceso a las referencias descriptivas a partir de diferentes parámetros (fechas, entidades geográficas, instituciones, asuntos....) y posibilita que las búsquedas se puedan realizar en un solo archivo o en varios simultáneamente.

Al permitir la gestión descentralizada de usuarios, la aplicación web, aparte de facilitar la consulta de los instrumentos de descripción, constituye una eficaz herramienta de trabajo que agiliza la tarea descriptiva al posibilitar que la carga de los datos requeridos se efectúe, a través de Internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento y que la actualización y corrección de los datos se traslade de forma inmediata a los usuarios.

La finalidad del proyecto es que todos los inventarios que se han elaborando y se elaboren en el futuro sean accesibles a través de Internet. Actualmente, ya es posible la consulta on-line de 7 de ellos, de los cuales los de Noreña y Colunga se han confeccionado directamente en la aplicación web. Progresivamente, se irán incorporando los inventarios en soporte papel y las bases de datos diseñadas por las propias empresas adjudicatarias de los contratos para la organización y descripción de los fondos.

El balance de los diversos programas y proyectos impulsados desde los órganos de la administración competentes en materia de Patrimonio Documental ha sido, en líneas generales, muy positivo, ya que se ha conseguido recuperar y organizar una parte importante de los fondos documentales integrantes del mismo. Hasta ahora se ha llevado a cabo el tratamiento archivístico de los fondos documentales de 32 archivos municipales y se ha intervenido parcialmente en otros diez.

El desarrollo del Programa Organización y Descripción de Archivos Municipales se puede apreciar de forma detallada en el siguiente cuadro:

AÑO	ARCHIVO MUNICIPAL	FONDOS ORGANIZADOS
1990-1993	CASTRILLÓN	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	GRADO	AYUNTAMIENTO
	LAVIANA	AYUNTAMIENTO
	LLANES	PROTOCOLOS NOTARIALES
	NAVIA	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	RIBADESELLA	AYUNTAMIENTO
	TEVERGA	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	VILLAVICIOSA	AYUNTAMIENTO
1994	ALLER	AYUNTAMIENTO
	BIMENES	AYUNTAMIENTO
	NAVIA	AYUNTAMIENTO
	SALAS	AYUNTAMIENTO
	VILLAVICIOSA	AYUNTAMIENTO
1995	BOAL	AYUNTAMIENTO
	CARREÑO	AYUNTAMIENTO
	GOZÓN	AYUNTAMIENTO
	LENA	AYUNTAMIENTO
1996-1997	BELMONTE	AYUNTAMIENTO Y FONDO DE PROTOCOLOS NOTARIALES
	MUROS DEL NALÓN	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	PRAVIA	AYUNTAMIENTO
	TINEO	AYUNTAMIENTO
1998	COAÑA	AYUNTAMIENTO
	LAVIANA	AYUNTAMIENTO
	PEÑAMELLERA BAJA	AYUNTAMIENTO
2000	CANGAS DEL NARCEA	AYUNTAMIENTO
	COAÑA	JUZGADO MUNICIPAL
	CORVERA	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	S. MARTIN DEL REY AURELIO	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	TARAMUNDI	AYUNTAMIENTO, JUZGADO MUNICIPAL Y CÁMARA AGRARIA
2001	CANGAS DE ONÍS	FONDO DE PROTOCOLOS NOTARIALES
	IBIAS	AYUNTAMIENTO
	MIERES	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	PEÑAMELLERA ALTA	AYUNTAMIENTO YJUZGADO MUNICIPAL
	SAN MARTÍN DE OSCOS	AYUNTAMIENTO YJUZGADO MUNICIPAL
	SANTA EULALIA DE OSCOS	AYUNTAMIENTO YJUZGADO MUNICIPAL
	SOMIEDO	AYUNTAMIENTO YJUZGADO MUNICIPAL
	VEGADEO	AYUNTAMIENTO
	VILLANUEVA DE OSCOS	AYUNTAMIENTO YJUZGADO MUNICIPAL
2002-2003	COLUNGA	AYUNTAMIENTO
	NOREÑA	AYUNTAMIENTO
	PROAZA	AYUNTAMIENTO
	RIBADEDEVA	AYUNTAMIENTO (Intervención parcial)
	RIOSA	AYUNTAMIENTO
	SAN TIRSO DE ABRES	AYUNTAMIENTO

* Inventarios accesibles a través de la web