La elaboración del Censo de
archivos y fondos documentales se ha convertido, en los últimos años, en un
objetivo prioritario dentro de los programas impulsados desde la Administración
del Principado de Asturias en materia de protección y difusión del Patrimonio
Documental. El Censo constituye, en primer lugar, un instrumento básico para
conocer los archivos radicados en nuestra Comunidad y las características y el
estado de conservación de los fondos documentales que en ellos se custodian, y,
por otra parte, es un recurso imprescindible para planificar y diseñar
políticas activas de intervención sobre los bienes constitutivos del Patrimonio
Documental de Asturias.
Además, la elaboración del Censo del
Patrimonio Documental de Asturias se ha convertido en una obligación legal para
la Consejería de Cultura a partir de la entrada en vigor de la Ley del
Principado de Asturias 1/2001, de 6 de marzo, de Patrimonio Cultural (art. 91)
y obedece a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16/1985, de 25 de junio de
Patrimonio Histórico Español, conforme al cual la Administración del Estado, en
colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo
de bienes integrantes del Patrimonio Documental.
No sólo es un instrumento de
trabajo y control esencial para la Administración y para los profesionales de
los archivos, sino que constituye también un útil y eficaz instrumento de
descripción para orientar a investigadores y ciudadanos en general sobre el
potencial informativo de los fondos documentales producidos y recogidos por las
distintas instituciones y entidades públicas y privadas que desarrollan o han
desarrollado sus actividades en Asturias. En este sentido, el Censo se
convierte en una Guía de Archivos.
En Asturias, las primeras
actuaciones encaminadas a la elaboración de instrumentos de información sobre
la situación de los archivos y del patrimonio documental se enmarcaron en
proyectos de carácter nacional. Tras los fallidos proyectos impulsados desde la
Inspección General de Archivos en la tercera década del siglo XX y entre 1960 y
1972, el primer intento sistemático de confeccionar un
censo general de archivos, que alcanzó cierto éxito en Asturias, se desarrolló
entre 1979 y 1982, en el marco del Plan de elaboración del Censo-Guía de los
Archivos Españoles, bajo los auspicios del Ministerio de Cultura – creado en
1977 - y coordinado por el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA).
Los trabajos de censado, que en
Asturias se desarrollaron bajo la dirección técnica de la entonces directora
del Archivo Histórico Provincial, Blanca Álvarez Pinedo, no estuvieron exentos
de problemas, debido a la incomprensión con que fue recibido el proyecto por
parte de los titulares de la documentación y a la falta de medios; sin embargo,
sus resultados supusieron un eficaz punto de partida para evaluar la situación
por la que atravesaba el patrimonio documental asturiano.
Posteriores intentos de acometer
campañas de actualización del Censo-Guía por parte del Ministerio de Cultura
fracasaron, debido a la escasez de personal y a la ausencia de financiación.
Ya en la última década del siglo XX, se impulsaron proyectos
sectoriales en los ámbitos de la Administración Autonómica e, incluso, de la
Administración Local. Entre 1991 y 1992, el Archivo General de la
Administración llevó a cabo el censo de los archivos administrativos del
Principado de Asturias, con objeto de atender las necesidades informativas de
los órganos de la Administración Autonómica. Así mismo, entre 1997 y 1998, el
Ayuntamiento de Gijón emprende la elaboración del censo de los archivos
mercantiles y empresariales de carácter histórico existentes en la localidad.
En 1997, el Principado de Asturias
toma el relevo a la Administración Central y emprende el programa de
realización y actualización del censo-guía de los archivos de Asturias,
mediante la contratación de empresas especializadas que se hacen cargo del
proceso completo, desde la recogida directa de la información en los depósitos
de archivo hasta la elaboración de las bases de datos.
En sucesivas campañas se censan
los archivos municipales, los archivos de organismos de la Administración
Autonómica, de la Administración Periférica del Estado, de organismos y entes
autónomos de las distintas administraciones públicas, de organizaciones
profesionales, empresariales y patronales, de partidos políticos y sindicatos,
de asociaciones deportivas y culturales y
de la Administración de Justicia. Así mismo, desde 2002, en colaboración
con la Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura, se ha
iniciado la confección del censo de empresas y del de archivos familiares y
nobiliarios, se han descrito los fondos documentales del Archivo Histórico de
Asturias y se ha actualiza el censo de archivos municipales.
El objeto de los trabajos de
censado no ha sido únicamente los archivos, entendiendo como tales las
instituciones o servicios administrativos, públicos o privados, encargados de
la recogida, organización, conservación y difusión de los fondos documentales.
También se ha intentado censar los conjuntos documentales generados,
conservados o recogidos por instituciones y entidades públicas y privadas
asentadas en Asturias, que sean susceptibles de ser considerados como bienes
constitutivos de nuestro Patrimonio Documental, aunque no se custodien en
centros de archivo e incluso no puedan ser identificados más que como meros
depósitos documentales.
Ante el importante caudal de datos
obtenidos en las distintas campañas, se hacía imprescindible disponer de una
herramienta ágil y eficaz que permitiese su difusión. Así pues, en 2003, se
decidió la puesta en marcha del proyecto de diseño de una página web, con el propósito de que se constituyese en un
instrumento básico de información y referencia del Patrimonio Documental de
Asturias.
La implantación de un sistema
automatizado de difusión de la información requiere, en primer lugar,
normalizar la estructura descriptiva y definir los contenidos informativos. Con
esa finalidad, se ha adoptado el modelo descriptivo propuesto por la Norma
Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G)-.
La utilización de la ISAD (G) se
ha ido generalizando en los últimos años y supone el primer paso para facilitar
el intercambio de la información. Además, su aplicación en la descripción de
los fondos documentales en su conjunto, al permitir profundizar en su origen
naturaleza y características, corrige las deficiencias que presentaban los cuestionarios
que se han utilizado normalmente para recabar los datos en la mayoría de las
campañas, - los utilizados por el CIDA para la Base de datos CARC-, más
orientados a la descripción de los centros de archivo que de los fondos
documentales.
La consulta del módulo del censo-guía es sencilla: una vez
seleccionado el centro de archivo, desde la pantalla que proporciona los datos
básicos del mismo se accede a la descripción de cada uno de los fondos
documentales que alberga, que se estructura siguiendo el formato que propone la
ISAD (G). Con el fin de garantizar una información satisfactoria para todo tipo
de usuarios, en el nivel de fondo se ha intentado cumplimentar la mayor parte
de los 26 elementos o campos de datos que la Norma propone .
Soportado sobre potentes bases de datos relacionales, el sistema web facilita también el acceso a la información mediante un
buscador avanzado que remite a los fondos documentales a partir de nombres de
instituciones, personas, lugares, fechas, etc. Además, posibilita que los datos
se cumplimenten directamente a través de Internet desde cualquier lugar y
permite que las actualizaciones y correcciones sean inmediatamente canalizadas
a los posibles interesados.
Por otra parte, la web está a disposición de
cualquier entidad pública o privada, que sea titular de bienes integrantes del
patrimonio documental y que quiera difundir información sobre ellos.
De momento, se puede consultar on line las descripciones
elaboradas directamente en la aplicación web.
Sucesivamente, se irá incorporando la información que se encuentran en soporte
papel y en las bases de datos diseñadas por las empresas contratadas para las
sucesivas campañas del censo.
Las actuaciones desarrolladas han
resultado, en general, muy positivas, puesto que han posibilitado el
conocimiento de importantes fondos archivísticos y que se hayan tomado medidas
encaminadas a la protección y organización de los más vulnerables. No obstante,
se pretende que el censo se actualice periódicamente y se desarrolle mediante
un trabajo abierto a la recogida permanente de nuevas informaciones que
permitan la evaluación constante de la situación del patrimonio documental.