Presentación

La elaboración del Censo de archivos y fondos documentales se ha convertido, en los últimos años, en un objetivo prioritario dentro de los programas impulsados desde la Administración del Principado de Asturias en materia de protección y difusión del Patrimonio Documental de Asturias.

 

El Censo constituye, en primer lugar, un instrumento básico para conocer los archivos radicados en el Principado de Asturias y las características y el estado de conservación de los fondos documentales que en ellos se custodian, y, por otra parte, es un recurso imprescindible para planificar y diseñar políticas activas de intervención sobre los bienes constitutivos del Patrimonio Documental de Asturias.

Además, la elaboración del Censo del Patrimonio Documental de Asturias se ha convertido en una obligación legal para la Consejería de Cultura a partir de la entrada en vigor de la Ley del Principado de Asturias 1/2001, de 6 de marzo, de Patrimonio Cultural (art. 91) y obedece a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16/1985, de 25 de junio de Patrimonio Histórico Español, conforme al cual la Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo de bienes integrantes del Patrimonio Documental.

No sólo es un instrumento de trabajo y control esencial para la Administración y para los profesionales de los archivos, sino que constituye también un útil y eficaz instrumento de descripción para orientar a investigadores y ciudadanos en general sobre el potencial informativo de los fondos documentales producidos y recogidos por las distintas instituciones y entidades públicas y privadas que desarrollan o han desarrollado sus actividades en Asturias. En este sentido, el Censo se convierte en una Guía de Archivos.

En Asturias, las primeras actuaciones encaminadas a la elaboración de instrumentos de información sobre la situación de los archivos y del patrimonio documental se enmarcaron en proyectos de carácter nacional. Tras los fallidos proyectos impulsados desde la Inspección General de Archivos en la tercera década del siglo XX y entre 1960 y 1972, el primer intento sistemático de confeccionar un censo general de archivos, que alcanzó cierto éxito en Asturias, se desarrolló entre 1979 y 1982, en el marco del Plan de elaboración del Censo-Guía de los Archivos Españoles, bajo los auspicios del Ministerio de Cultura - creado en 1977 - y coordinado por el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA).

Los trabajos de censado, que en Asturias se desarrollaron bajo la dirección técnica de la entonces directora del Archivo Histórico Provincial, Blanca Álvarez Pinedo, no estuvieron exentos de problemas, debido a la incomprensión con que fue recibido el proyecto por parte de los titulares de la documentación y a la falta de medios; sin embargo, sus resultados supusieron un eficaz punto de partida para evaluar la situación por la que atravesaba el patrimonio documental asturiano.

Posteriores intentos de acometer campañas de actualización del Censo-Guía por parte del Ministerio de Cultura fracasaron, debido a la escasez de personal y a la ausencia de financiación.

Ya en la última década del siglo XX, se impulsaron proyectos sectoriales en los ámbitos de la Administración Autonómica e, incluso, de la Administración Local. Entre 1991 y 1992, el Archivo General de la Administración llevó a cabo el censo de los archivos administrativos del Principado de Asturias, con objeto de atender las necesidades informativas de los órganos de la Administración Autonómica. Así mismo, entre 1997 y 1998, el Ayuntamiento de Gijón emprende la elaboración del censo de los archivos mercantiles y empresariales de carácter histórico existentes en la localidad.

En 1997, el Principado de Asturias toma el relevo a la Administración Central y emprende el programa de realización y actualización del censo-guía de los archivos de Asturias, mediante la contratación de empresas especializadas que se hacen cargo del proceso completo, desde la recogida directa de la información en los depósitos de archivo hasta la elaboración de las bases de datos.

En sucesivas campañas se censan los archivos municipales, los archivos de organismos de la Administración Autonómica, de la Administración Periférica del Estado, de organismos y entes autónomos de las distintas administraciones públicas, de organizaciones profesionales, empresariales y patronales, de partidos políticos y sindicatos, de asociaciones deportivas y culturales y de la Administración de Justicia. Así mismo, desde 2002, en colaboración con la Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura, se lleva a cabo la confección del censo de empresas y del de archivos familiares y nobiliarios, se describenlos fondos documentales del Archivo Histórico de Asturias y seactualiza el censo de archivos municipales.

El objeto de los trabajos de censado no ha sido únicamente los archivos, entendiendo como tales las instituciones o servicios administrativos, públicos o privados, encargados de la recogida, organización, conservación y difusión de los fondos documentales. También se ha intentado censar los conjuntos documentales generados, conservados o recogidos por instituciones y entidades públicas y privadas asentadas en Asturias, que sean susceptibles de ser considerados como bienes constitutivos de nuestro Patrimonio Documental, aunque no se custodien en centros de archivo e incluso no puedan ser identificados más que como meros depósitos documentales.

Ante el importante caudal de datos obtenidos en las distintas campañas, se hacía imprescindible disponer de una herramienta ágil y eficaz que permitiese su difusión. Así pues, en 2003, se decidió la puesta en marcha del proyecto de diseño de una página web, con el propósito de que se constituyese en un instrumento básico de información y referencia del Patrimonio Documental de Asturias.

La implantación de un sistema automatizado de difusión de la información requiere, en primer lugar, normalizar la estructura descriptiva y definir los contenidos informativos. Con esa finalidad, se ha adoptado el modelo descriptivo propuesto por la Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G)-. La utilización de esta norma se ha ido generalizando en los últimos años y supone un paso fundamental  para facilitar el intercambio de la información. Además, su aplicación permite profundizar en el origen, naturaleza y características de los fondos documentales. Con el fin de garantizar una información satisfactoria para todo tipo de usuarios, en el nivel de fondo se ha intentado cumplimentar la mayor parte de los 26 elementos o campos de datos que la Norma propone .

Soportado sobre potentes bases de datos relacionales, el sistema web facilita también el acceso a la información mediante un buscador avanzado que remite a las descripciones de los fondos documentales a partir de nombres de instituciones, personas, lugares, fechas, etc. Además, posibilita que los datos se cumplimenten directamente a través de Internet desde cualquier lugar y permite que las actualizaciones y correcciones sean inmediatamente canalizadas a los posibles interesados.

Por otra parte, la web está a disposición de cualquier entidad pública o privada que sea titular de bienes integrantes del patrimonio documental y que quiera difundir información sobre ellos.